La surcharge d’information est devenue tellement courante que nous ne pensons pas souvent à ses répercussions notamment en termes de coûts…et pour cause. Accenture et International Data Corporation ont mené des études sur le sujet parmi les managers des entreprises américaines et britanniques. Les résultats obtenus ont montré que l’organisation de taille moyenne dépense annuellement entre 2.5 et 6 millions de dollars pour le temps passé à rechercher et à ne pas trouver l’information ; 12 millions de dollars pour le transfert de l’information.
Les deux études ont souligné que les cadres passent trop de temps à rechercher une information qu’ils considèrent souvent comme peu utile pour leur travail. Malgré l’écart de cinq ans entre les études, les deux mettent en évidence le coût élevé de passer à côté de l’information critique. Il est donc prévisible qu’une aggravation des ces chiffres soit visible avec l’émergence de nouvelles sources d’information comme Twitter, Blackberries, messagerie mobile, blogs, réseaux sociaux, etc…
Par ailleurs, il est mentionné qu’il est difficile pour les collaborateurs de trouver l’information pertinente dans les intranets de leur entreprise (trouver des détails des concurrents ou d’un partenaire extérieur à l’organisation) Les raisons ? Les départements internes qui ne veulent pas partager l’information, une catégorisation pauvre, une grande variété de formats et de sources ainsi que la vitesse à laquelle l’information s’accumule. L’information de valeur existe donc mais le volume est tellement important que les cadres risquent d’utiliser des données erronées et retravailler un document existant.
Par ailleurs, presque la moitié des participants à l’enquête ont le sentiment qu’il manque de procédures adéquates pour gérer cette information de manière efficace, y compris sa répartition et sa catégorisation selon les besoins des différents départements à l’intérieur de l’entreprise.
Accenture a souligné que l’efficacité de la gestion d’information variée selon le département de l’entreprise. Ainsi, les ressources humaines et les TIC sont les plus saturés. Ce dernier passe 30 % de son temps à rechercher de l’information. Par conséquent, les collaborateurs de ce service jugent que cet état de fait les fait passer à côté de réelles opportunités intéressantes au moins cinq fois par semaine.
De leur côté, IDC souligne que les retombées quantitatives et qualitatives sont importantes quand la gestion de l’information est bien organisée. Les cas de Charles Schwab ou Macy’s sont parlants : après l’installation d’un moteur de recherche innovant, ils ont noté une nette augmentation de leurs revenus de plus de 125,000 dollars par mois, ainsi qu’une baisse des coûts des call center grâce aux outils de navigation qui ont été mis en œuvre.
La conclusion de ces études est que toutes les organisations devraient prendre des mesures pour évaluer le coût de leur gestion de l’information et pour cause. Les coûts énumérés plus haut impactent leur budget global ainsi que de réelles opportunités d’affaires.
Lorsque l’on sait qu’un moteur de recherche et de navigation innovant peut inverser la donne de façon significative, il est intéressant de se pencher de plus près sur des solutions appropriées. Il est important de souligner que ces technologies doivent être faciles et pratiques pour que les utilisateurs puissent rapidement les adopter sans engager une procédure d’apprentissage complexe.
Lorsque des études internationales présentent des chiffres et des constats aussi parlants, lorsque que l’on a conscience que l’information est de plus en plus complexe et diffuse, lorsque l’on sait que même le gouvernement de Singapour ou encore l’ONU optent pour des solutions innovantes françaises comme KartOO…cela incite inévitablement à lancer une réflexion sur les outils actuels et surtout à venir.
Sources : www.idc.com et www.accenture.com